【困っている内容】

セミナーや説明会の開催にあたり、主催として本来注力すべき企画設計やコンテンツ品質の向上にリソースを集中させたいが、一方で、参加者募集から当日の受付、問い合わせ対応、各種事務処理まで多岐にわたる運営業務が大きな負担となっている。
特に期間限定で実施されるイベントでは、専任の事務局体制を自社内で構築するには人員確保や教育コストが課題となり、非効率な運営につながりやすい。
また、来場者から回収した名刺情報のデータ化やアンケートの入力・集計・分析といったバックオフィス業務も発生する。
 
このようなイベント運営と付随する事務処理を一体的かつ効率的に対応できる体制を構築できるアウトソーシング先を探している。

【ニーズ】

●期間限定で柔軟に対応可能な事務局運営体制を構築したい
●名刺情報の迅速かつ正確なデータ入力をお願いしたい
●アンケートの集計・分析まで一括して対応してほしい

【体制フロー】

【サンクネットが活用された理由】

■事務局運営からデータ入力・分析までを複合的に対応可能
■バックオフィス機能が充実している
■期間限定のイベントにも柔軟に対応できる運用体制

【解決された課題】

サンクネットでは、セミナー・説明会専用の事務局を構築し、参加者募集の受付から問い合わせ対応、各種事務処理までを一元的に運用する体制を確立した。
加えて、会場で回収した名刺およびアンケートについては、事務局内で即時にデータ入力を実施し、リアルタイムに近い形で情報を蓄積。
イベント終了時には入力・集計のみならず、分析まで完了した状態でのレポート提出を実現した。
従来は時間を要していたデータ整理のリードタイムが大幅に短縮され、イベント終了直後からマーケティング施策へと移行することが可能となった。
 
運営とバックオフィス業務を一体化したことで、情報の分断や連携ミスも解消され、機会損失の防止、営業効率の向上、最適化されたイベント運を実現することができた。

【ポイント】

 
●フルカスタムでイベントに最適化された事務局構築が可能
●入力・集計・分析まで一括対応できるバックオフィス体制
●イベント終了と同時に活用可能なタイムリーなデータ処理