ヘルプデスクの外注にはたくさんのメリットがあります。
いざヘルプデスクの外注を考えたとき、一番気になるのは費用がどれほどかかるかですね。
ヘルプデスクを外注したときの費用についてご紹介します。
・ヘルプデスクを外注する前に
ヘルプデスクの外注を利用する前に予めヘルプデスクの利用頻度と開設時間などを想定しておきましょう。 ヘルプデスクの外注を請け負う企業は利用形態に応じた数種類の料金プランを設定していることも多いです。
そのため、自社の現状に合ったプランを選択すると費用対効果が最も高くなります。
 
ヘルプデスクの現状や今後の見通しを踏まえ、どのような利用形態を想定するかを明確にしておきましょう。
・ヘルプデスクを外注した場合の費用について
ヘルプデスクを外注した場合、料金プランは大きく分けて2つあります。 まず１つは費用が指定されている固定方式です。これは月単位または年単位で費用が固定されています。
 
◆固定型料金方式
固定方式内で、問い合わせ件数の上限や対応メディアや対応時間の制限でいくつか料金プランを選べることもあります。
例えば、問い合わせ件数は無制限で、対応方法はメールと電話1回線、時間は10時から17時で月額◯◯万円、といったプランが挙げられます。
 
さらにより経費を節約できるように、問い合わせ件数の上限を設けたプランなどカスタマイズ可能な場合も多いです。
例としてビジネスタイムにメールでの問い合わせ月30件までに対して◯◯万円、のプランなどがあります。
 
上記に述べたのは一つの料金の目安ですが、利用形態に応じて選べるように各社が様々な料金プランを設定しています。
プランの中にはお客様に対するヘルプデスク機能だけでなく、 社内ヘルプデスク機能込のプランを設定していたり、会社の営業時間外にも対応するプランを設定していたりするものもあります。
契約時にはプランと料金が自分たちの会社のニーズに応えるものかをよくチェックするようにしましょう。
 
◆従量型課金方式
もう１つの料金プランはヘルプデスクを利用した分だけ費用が発生する従量方式です。
その月の問い合わせ件数に対して外注先に費用を支払います。
ヘルプデスクへの問い合わせが少なめのときはこちらを選ぶとよいでしょう。 従量方式の費用の目安ですが問い合わせ件数１件につき数千円前後のところが多いです。
一般的には従量方式よりも固定方式の方が１件あたりの費用が安く設定されています。
従量方式でヘルプデスクを導入して様子を見ていき、ヘルプデスクの問い合わせが増えたら固定方式に切り替えるのもよいでしょう。
 
ヘルプデスクを外注する場合の2つの料金体系をご紹介しました。
どちらを選択する場合でも自社の現状とニーズに合ったプランを選ぶことが大切です。
 
またこまめに利用状況を見直すようにしましょう。
初期に選んだプランが適さないと判断したら現状に合う別のプランに変更しましょう。